HBCI und GnuCash: Online-Banking mit freier Software

HBCI und GnuCash: Online-Banking mit Freier Software

Finanzverwaltung

Warum überhaupt Buchführung? Diese Frage bewegte schon die italienischen Händler im Mittelalter, und auf den Italiener Luca Pacioli (1445-1517) geht tatsächlich die heutige Methode der „Doppelten Buchführung“ zurück. Eine Buchführung diente dort zuerst als Gedächtnisstütze. Welche Vorgänge sind passiert, welche Geldbeträge wurden bewegt. Mit der doppelten Buchführung kam eine neue Zielsetzung hinzu, und die Frage nach dem unternehmerischen Erfolg rückte in den Mittelpunkt der Finanzbuchhaltung.

Auch heutzutage und gerade für den Privatanwender werden mehrere Ziele gleichzeitig durch eine Finanzverwaltung verfolgt, aber zunächst soll die Blickweise eines Unternehmens auf die Frage der Finanzbuchhaltung dargelegt werden.

Kaufmännische Buchhaltung

Doppelte Buchführung

Die Finanzbuchhaltung im engeren Sinne als die kaufmännische „Doppelte Buchführung“ dient der systematischen Erfassung und Überwachung der durch den betrieblichen Prozeß entstehenden Geldströme. Der Bestand an Geldmitteln wird dazu in einer Anzahl Konten verwaltet, die sich in Bestandskonten und Erfolgskonten aufgliedern.

Die Bestandskonten stellen das Vermögen (Eigenkapital) und die Schulden (Fremdkapital) des Unternehmens dar und werden in der Bilanz in Aktiva- und Passiva-Konten aufgegliedert. Die Geldströme in die Erfolgskonten stellen die Erträge (Einkommen) und Aufwendungen (Ausgaben) des unternehmerischen Handelns dar.

Die charakteristische Eigenschaft der „Doppelten Buchführung“ (gelegentlich auch als Doppik bezeichnet) ist die Tatsache, daß Geldbeträge immer von einem Konto in ein anderes Konto umgebucht werden. In diesem Sinne werden weder Beträge aus dem System heraus „verschwinden“ noch Beträge irgendwie darin „erscheinen“. Jede Geldbewegung bzw. Buchung hat in diesem System immer zwei Buchungsteile. Die unternehmerische Handlung „200 Euro für ein Geschäftsessen ausgegeben“ wird in der Doppelten Buchführung durch eine Buchung von 200 Euro aus dem Bestandskonto „Bargeld“ in das Aufwandskonto „Sonstige betriebliche Aufwendungen/Bewirtungskosten“ dargestellt.

Privatanwender

Für den Privatanwender sind die handelsrechtlichen Vorschriften bezüglich einer ordnungsgemäßen Buchführung und der Erstellung einer Bilanz natürlich weniger relevant. In diesem Fall mag es ausreichend sein, für die Finanzverwaltung eine Cash-Flow-Sichtweise einzunehmen, also „nur“ den Geldfluß als solchen zu betrachten. In der Cash-Flow-Sichtweise werden lediglich Bestandskonten und Einnahme/Ausgabenkonten unterschieden.

Die Bestandskonten geben dabei die Antwort auf die Frage „Wo ist mein Geld gerade“, Abbildung . In den Bestandskonten wird der Kontostand der Bankkonten und des Bargeld verwaltet, genauso wie noch zu bezahlende Rechnung z.B. einer Kreditkarte.

Abb. Bestandskonten

Die Einnahme/Ausgabenkonten geben demgegenüber eine Antwort auf die Frage „Wo kommt das Geld her“ bzw., „Wo geht es hin?“, Abbildung . In diesen Konten kann beliebig viel ins Detail gegangen werden, wenn für die persönliche Finanzverwaltung eine Unterscheidung der getätigten Ausgaben und der empfangenen Einnahmen aufgezeichnet werden soll.

Abb. Einname/Ausgabenkonten

Konten in Gnucash

Der grundlegende Ansichtsmodus für jedes Konto in GnuCash ist das Kontofenster (engl. register ). In diesem Kontofenster werden alle Buchungen in einem Konto angezeigt. Genauer gesagt, wird der Buchungsteil angezeigt, der in dem jeweiligen Konto gebucht wurde – das „andere“ Konto, das Gegenkonto der doppelten Buchführung, wird im Kontofenster in der Spalte „Buchen“ aufgeführt.

Abbildung Kontofenster

In Abbildung ist ein Kontobuch in der Ansicht „Einzeilig“ zu sehen. Jede Zeile steht für eine Buchung. In der linken Spalte steht das Datum der Buchung, anschließend ist der Buchungstext zu sehen, danach das Gegenkonto. Weiter rechts ist der Buchungsbetrag entweder in der Haben- oder der Soll-Spalte zu sehen, und als letzte Spalte wird der laufende Saldo des Kontos angezeigt.

Die Organisation von vielen Konten wird in GnuCash durch die Gruppierung von Konten in Hauptkonten und Unterkonten gegliedert. Die Darstellung dieser Gruppierung kann in Form eine Hierarchie oder einer Baumstruktur geschehen, Abbildung .

Abbildung Kontenhierarchie

Diese Anordnung der Konten wird auch als Kontenrahmen bezeichnet. Im deutschen Steuerrecht existieren bestimmte Standardkontenrahmen (SKR), und einen solchen mit der Bezeichnung SKR04 wird bei GnuCash mitgeliefert.

Abbildung Mehrteilige Buchung

Zwar besteht bei der Doppelten Buchführung eine Buchung meistens aus zwei Buchungsteilen (von denen im Kontofenster, Abbildung , der eine angezeigt wird), aber dies ist keine einschränkende Begrenzung: In GnuCash können Buchungen genauso gut auch mehrteilig eingegeben und verwaltet werden. Ein Beispiel für eine mehrteilige Buchung ist in Abbildung zu sehen.

Wie in der Einführung bereits erwähnt wurde, ist für die Kontrolle über die Einnahmen und Ausgaben die Gliederung der Ausgabenkonten von entscheidender Bedeutung. In GnuCash wird für den Privatanwender bereits ein Kontenrahmen mitgeliefert, der eine übliche Aufgliederung in Einkommen und Aufwendungen (Ausgaben) ermöglicht. Die Ansicht der Kontenhirarchie wird in Abbildung 6 gezeigt.

Abbildung Kontenrahmen, Kontenhierarchie

Nun stellt sicht die Frage, welche Möglichkeiten es zur Auswertung der Daten aus der Buchhaltung gibt.

Grafische Auswertung

Abbildung Tortendiagramm Aufwandskonten

Jede Auswertung der Finanzbuchhaltung ergibt einen Bericht. Berichte können entweder aus einer Tabelle mit Text und vielen Zahlen bestehen, oder sie können in anschaulicher Weise die Ergebnisse als grafisches Diagramm darstellen. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – so auch in Abbildung 7.

In diesem Tortendiagramm ist für einen bestimmten Zeitraum die Aufteilung der Gesamt-Ausgaben auf die einzelnen Aufwandskonten dargestellt. Man erkennt zum Beispiel, daß im beispielhaften Zeitraum (Januar 2004) das Aufwandskonto „Miete“ mit einem Betrag von 450 Euro zu 62 Prozent zum Gesamtbetrag der Aufwendungen in jenem Monat beiträgt.

Ein derartiges Diagramm gibt also die Antwort auf die Frage „Wo ist das Geld hin“, und zwar über einen bestimmten Zeitraum gerechnet.

Um eine solche Aufteilung der Ausgaben in mehreren Monaten gegenüber stellen zu können, gibt es weitere Diagramme. Abbildung 8 zeigt ein Balkendiagramm, wobei auf der X-Achse die Monate aufgetragen sind und auf der Y-Achse der Geldbetrag. Man erkennt in diesem Beispiel, daß der monatliche Geldbetrag im Aufwandskonto „Miete“ in den Monaten Januar bis März 2004 unverändert geblieben ist.

Abbildung Balkendiagramm Aufwandskonten

Mit diesem Balkendiagramm kann also die zeitliche Entwicklung der Frage „Wo ist das Geld in jedem Monat hin“ veranschaulicht werden.

Als weitere Art von grafischen Berichten ist die Darstellung einer Kursentwicklung verfügbar. Im Beispiel, Abbildung 9, ist die Kursentwicklung des Preises für einen Dollar („USD“) in Euro („EUR“) im Zeitraum Juni bis Dezember 2000 dargestellt.

Abbildung Kursentwicklung

Der dargestellte Umrechnungskurs beruht auf den tatsächlichen Währungstransaktionen des Autors im genannten Zeitraum. GnuCash berechnet aus den realen Transaktionen dann den tatsächlichen effektiven Umrechnungskurs aus Sicht des Anwenders und kann ihn in dieser Form darstellen.

Auswertung als Textdokument

Die üblicherweise weniger beeindruckenden, aber mindestens genauso wichtigen Text-Berichte sind in GnuCash ebenfalls verfügbar. Zuallererst gibt es da eine Bilanz.

Abbildung Bilanz

In der Bilanz ist für einen bestimmten Zeitpunkt (den Bilanzstichtag) aufgeführt, in welche Konten sich das Vermögen und die Schulden der Firma oder des Benutzers aufgliedern. Abbildung 10 zeigt beispielhaft eine mögliche Bilanz zum Stichtag 31.12.2000. Der ebenfalls aufgeführte Startzeitpunkt bezieht sich dabei auf die Berechnung möglicher Kursgewinne oder -verluste, die bei Einbeziehung von Aktien oder Devisenkonten eine Rolle spielen können.

In der Bilanz wie auch in allen anderen Text-Berichten sind die Konten selber hier blau unterstrichen dargestellt – und in der Tat verbergen sich dahinter jeweils klickbare Hyperlinks in die jeweiligen Kontenfenster. Auch in den grafischen Berichten sind viele Elemente klickbar (Kontonamen, Tortenstücke) und führen entweder zu einer genaueren Aufgliederung des gewählten Kontos oder zum jeweiligen Kontofenster.

In den bunten Diagrammen und mit diesen interaktiven Elementen macht es in GnuCash, soweit man das im Umgang mit Geld behaupten kann, richtig Spaß, den Überblick über seine persönlichen Finanzen zu gewinnen.

Online-Banking

Unter dem Begriff Online-Banking versteht man unterschiedliche Techniken, die alle dem Benutzer ermöglichen sollen, seine Bankgeschäfte von einem Computer außerhalb der Bank selber in Auftrag geben zu können. Dabei können zwei prinzipielle Modelle unterschieden werden.

Einerseits gibt es das WWW-basierte Online-Banking, wo von der Bank (oder einem beauftragten Rechenzentrum) ein WWW-Server betrieben wird, der über entsprechende HTML-Formulareingaben schließlich die Bankaufträge entgegennimmt. In diesem Fall ist auf Benutzer-Seite immer lediglich ein Web-Browser im Einsatz. Eine Anbindung an eine Finanzverwaltung wie GnuCash ist dagegen praktisch unmöglich.

Für eine Anbindung einer Finanzbuchhaltung an das Online-Angebot ist dagegen andererseits eine Technik erforderlich, die für diesen Zweck die Schnittstellen und die notwendigen Protokolle vorgibt. Eine solche Technik ist in Deutschland unter dem Kürzel HBCI (Home Banking Computer Interface) verfügbar.

HBCI ist nicht „nur“ eine Spezifikation von Dateiformaten, sondern dies ist eine Zusammenstellung aus mehreren Elementen. Man findet dort zum einen die Datenformate, zum zweiten das Protokoll zur Client-Server-Kommunikation, zum dritten die Definition der unterstützten Geschäftsvorfälle, und desweiteren die Definition der möglichen Sicherheitsmedien. Zusätzlich ist der Standard selber öffentlich verfügbar – und dies ermöglichte erst die Implementation durch ein Projekt in Freier Software.

Eine erklärte Stärke des HBCI-Standards ist die Bankenunabhängigkeit. Eine Finanzverwaltung auf Benutzer-Seite, die HBCI implementiert, kann daher mit allen Banken kommunizieren, die ihrerseits HBCI anbieten. In Deutschland bieten ca. 2000 der 4000 vorhandenen Banken HBCI an.

Abbildung Bankenunabhängigkeit

HBCI stellt die Unterstützung für verschiedene Sicherheitsmedien bereit. Zum einen gibt es dort symmetrische Verschlüsselungsverfahren (DES-Schlüssel), indem der Benutzer eine Chipkarte von der Bank ausgehändigt bekommt, auf der der geheime Schlüssel gespeichert ist.

Abbildung Chipkarte

Zum anderen werden asymmetrische Verschlüsselungsverfahren unterstützt, um langfristig den Einsatz von RSA-Chipkarten zu ermöglichen. Aber zusätzlich kann bei dem asymmetrischen Verfahren auch ein Schlüssel vom Benutzer selbst erzeugt und in einer Datei gespeichert werden. In diesem Fall der selbsterzeugten Schlüssel geschieht die anfängliche Authentifizierung durch einen Austausch des Fingerabdrucks (fingerprint) auf Papier (sogenannter Ini-Brief).

In Freier Software existieren mittlerweile zwei Implementierungen von HBCI. Die eine, OpenHBCI, ist älter, in C++ und C geschrieben und wird in GnuCash verwendet. Außerdem gibt es noch HBCI4Java, was in Java geschrieben ist.

Abbildung Zuordnung HBCI-Konten und GnuCash-Konten

Zur Verknüpfung der Kontoführung in GnuCash wird bei der Einrichtung des HBCI-Zugangs in GnuCash eine Zuordnung von den verfügbaren HBCI-Konten zu existierenden GnuCash-Konten getroffen, Abbildung 13.

Wenn die Einrichtung dann erst einmal erledigt ist, kann innerhalb des jeweiligen GnuCash-Kontofensters zusätzlich zu den normalen Buchungsvorgängen auch der Menüpunkt „Online-Auftrag erteilen“ ausgewählt werden.

Abbildung Auftrag Online-Überweisung

In einem dem üblichen Überweisungsvordruck nachempfundenen Fenster (Abbildung 14) können dann die Daten für die reale Überweisung eingegeben werden. Nach einem Klick auf „Ausführen“ wird dann nach dem Passwort für das Sicherheitsmedium gefragt, und sogleich wird der Auftrag an den HBCI-Server der Bank weitergeleitet, um die reale Geldbewegung in Auftrag zu geben.

Geschäftlicher Einsatz

Die Finanzbuchhaltung GnuCash bietet Features für Privatanwender und für Kleinbetriebe. Man muß allerdings zugeben, daß lange Zeit der Schwerpunkt eindeutig auf dem Privatanwenderkreis gelegen hat. Die Features für den geschäftlichen Einsatz sind außerdem meistens von amerikanischen Programmieren erstellt worden, so daß viele Eigenheiten des deutschen Geschäftsumfeldes bisher nicht ausreichend berücksichtigt werden konnten.

Abbildung Rechnungserstellung

Nichtsdestotrotz wird die Verwaltung von Rechnungen, Kunden und Lieferanten unterstützt. Die Erstellung einer Rechnung wird in Abbildung 15 gezeigt. Rechnungen und Mahnung können erstellt und ausgedruckt werden.

Für den deutschen Markt ist dabei wohl eher bedeutsam, daß ein voller Kontenrahmen SKR04 in GnuCash bereits enthalten ist.

Und darüber hinaus kann man nicht häufig genug darauf hinweisen, daß es sich hier um Freie Software handelt. Jeder Anwender hat den Zugriff auf den vollen Quellcode. Ein Kleinunternehmen, das ein einzelnes Feature vermisst, hat jederzeit die Möglichkeit, dieses selber einzubauen oder die Programmierung desselben bei in Auftrag zu geben.

So ist beispielsweise eine SQL-Datenspeicherung mit Multi-User/Mehrplatzfähigkeit in Entwicklung, und es bleibt jedem potentiellen Anwender möglich, dort mitzuwirken.