Elektronische Postverwaltung
Betrachtet man den Posteingang eines Unternehmens, so können die eingehenden Dokumente in die Kategorien strukturiert, halbstrukturiert und unstrukturiert unterschieden werden.
Strukturierte Dokumente haben einen immer gleichen Aufbau. Ein typisches Beispiel hierfür sind Formulare.
Halbstrukturierte Dokumente besitzen variable Koordinaten, wie z.B. Rechnungen und Lieferscheine. Unstrukturierte Dokumente enthalten freie, nicht vordefinierte Informationen. Beispiele sind Kündigungen, Bewerbungen oder Kundenanfragen.
Je nach Dokumentenart ergeben sich daraus unterschiedliche Anforderungen an das eingesetzte Erfassungs-System, damit die relevanten Inhalte aus den Dokumenten „gelesen“ werden können.
Erst wenn diese Daten workflowgesteuert in die Unternehmenssoftware eingebunden werden, nutzen diese bei der effektiven Bearbeitung der Vorgänge. Schnittstellen zu den ERP-Systemen sind daher eine unverzichtbare Voraussetzung bei der elektronische Postbearbeitung.
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